Coba hitung berapa versi “angka proyek” yang beredar di kantor Anda hari ini. QS punya RAB di Excel. Purchasing punya daftar PO sendiri, tim site mencatat pemakaian material di buku, dan finance baru tahu biaya sebenarnya saat tagihan vendor masuk.
Untuk satu proyek, cara ini masih bisa diakali. Untuk kontraktor yang menjalankan belasan proyek sekaligus, ini resep klasik margin yang “hilang” dan baru ketahuan setelah serah terima.
Masalahnya bukan di orangnya, tapi di alurnya
Setiap divisi sebenarnya sudah bekerja dengan benar. Masalahnya, data mereka tidak nyambung. RAB tidak tahu PO sudah berapa, PO tidak tahu material dipakai untuk pekerjaan apa, dan invoice termin tidak tahu progress fisik versi siapa yang dipakai.
Akibatnya, rapat evaluasi proyek habis untuk mencocokkan angka, bukan untuk mengambil keputusan.
Satu alur, satu kode WBS
Odoo 20 Construction dibangun di atas satu prinsip sederhana: semua transaksi menempel ke kode WBS yang sama, dari perencanaan sampai pencairan retensi. Alurnya kira-kira begini:
- AHS: analisa harga satuan dengan koefisien material dan upah. Contoh pasangan bata merah ½ batu: biaya langsung Rp161.450/m², harga satuan RAB Rp185.600 setelah overhead 15% dan pembulatan.
- RAB: BoQ diimport dari Excel, dan totalnya dicocokkan otomatis dengan file aslinya.
- RAP: budget internal disalin dari RAB, harganya boleh diganti harga nego. Untuk 500 m² dinding tadi, RAB Rp92.800.000 dan budget RAP Rp80.725.000.
- Jadwal baseline: tanggal mulai dan selesai per item WBS, yang menjadi dasar kurva S.
- PO dan gudang site: setiap baris PO wajib ber-WBS, dan barang masuk ke gudang site proyek yang dibuat otomatis.
- Pengeluaran material ke WBS: biaya material diakui saat dipakai, bukan saat dibeli.
- Kontrak owner dan subkon: BA progress, invoice termin, potongan uang muka, dan retensi dihitung sistem.
- Variation, PHO/FHO, dan retensi: kerja tambah langsung memperbarui kontrak dan membuat revisi RAB/RAP.
- Dashboard: kurva S, EVM, dan forecast biaya akhir per proyek maupun portofolio.
Kenapa ini cocok untuk perusahaan besar
Ada tiga hal yang biasanya jadi syarat wajib di kontraktor besar, dan ketiganya sudah tersedia.
Jejak audit. RAB, RAP, dan jadwal baseline yang sudah di-approve terkunci. Perubahan harus lewat revisi dengan alasan, dan versi lamanya tetap tersimpan.
Isolasi proyek. Tim site dan PM hanya melihat proyek tempat mereka menjadi anggota Tim Proyek. Kolom budget dan margin hanya terlihat oleh Manager dan Finance.
Satu database dengan akuntansi. Invoice termin, bill subkon, serta jurnal uang muka dan retensi langsung masuk ke akuntansi Odoo, lengkap dengan analytic proyek. Tidak ada lagi rekap ulang di akhir bulan.
Mulai dari mana?
Kabar baiknya, Anda tidak harus membuang Excel. AHS, BoQ, dan jadwal dari Excel (termasuk hasil export MS Project) bisa langsung diimport. Tim QS tetap bekerja dengan format yang mereka kenal, hanya saja angkanya sekarang hidup di satu sistem.
Di artikel berikutnya, kami bahas satu per satu: kontrol budget, material, tagihan, dan dashboard EVM.