Banyak PM merasa aman karena biaya yang sudah keluar masih jauh di bawah budget. Lalu menjelang akhir proyek, budget tiba-tiba habis. Biasanya bukan karena ada yang curang, tapi karena cara menghitung sisa budget-nya keliru.
RAB untuk owner, RAP untuk internal
Sebelum masuk ke laporan, samakan dulu istilahnya. RAB adalah harga jual ke owner. RAP adalah budget internal, yaitu batas biaya yang boleh dikeluarkan tim proyek.
Di Odoo 20 Construction, RAP dibuat dari RAB dengan satu klik, lalu harga resource-nya boleh diganti ke harga internal atau harga nego. Untuk pekerjaan dinding bata 500 m², RAB-nya Rp92.800.000 dan budget RAP-nya Rp80.725.000. Selisih itulah calon margin Anda.
Sisa budget yang jujur punya empat komponen
Kesalahan paling umum adalah menghitung sisa budget sebagai budget dikurangi biaya yang sudah dibayar. Padahal ada uang yang sudah “terkunci” walaupun belum menjadi biaya.
Laporan Budget vs Actual per WBS memecahnya menjadi empat:
- Actual: material yang sudah dikeluarkan ke WBS, plus biaya subkon dan jasa yang sudah diposting.
- Stok Site: material yang sudah diterima di gudang proyek tapi belum dipakai.
- Commitment: sisa PO yang belum diterima dan sisa kontrak subkon yang belum diopname.
- Sisa Budget: budget RAP dikurangi ketiga angka di atas.
Contoh di akhir periode 1 untuk WBS dinding bata (dalam Rupiah):
| Budget RAP | Actual | Stok Site | Commitment | Sisa Budget |
|---|---|---|---|---|
| 80.725.000 | 39.032.000 | 2.208.000 | 37.170.000 | 2.315.000 |
Kalau hanya melihat actual, kelihatannya masih tersisa Rp41 juta. Kenyataannya, yang benar-benar bebas tinggal Rp2,3 juta.
Budget terserap wajar: boros atau hemat?
Sisa budget saja belum cukup. Laporan juga menghitung budget terserap wajar, yaitu progress fisik dikali budget. Dengan progress 48%, budget wajarnya 48% × Rp80.725.000 = Rp38.748.000.
Actual-nya Rp39.032.000, jadi pekerjaan ini boros Rp284.000. Kecil, tapi terlihat sejak dini. Di periode berikutnya, pekerjaan yang sama berbalik hemat Rp2.092.000, dan tren ini bisa dipantau setiap periode.
Peringatan sebelum terlambat
Saat PO dikonfirmasi dan nilainya melebihi sisa budget WBS, sistem langsung memberi notifikasi dan mencatatnya di chatter PO. PO tetap jalan, karena di lapangan pembelian kadang memang mendesak, tapi jejaknya jelas untuk direview manajemen.
Ada juga filter Sisa Budget Negatif untuk melihat semua kombinasi WBS dan tipe biaya yang sudah minus.
Dua detail kecil yang sering bikin laporan kacau juga sudah diurus:
- Vendor bill material tidak dihitung dua kali, karena biayanya sudah diakui saat material dikeluarkan ke WBS.
- Kontrak subkon yang sudah aktif langsung masuk commitment upah, bahkan sebelum ada opname pertama.
Intinya
Sisa budget yang benar adalah budget dikurangi semua yang sudah dipakai, ditimbun, dan dijanjikan. Begitu tim proyek melihat angka ini setiap hari, kalimat “masih ada budget kok” berubah menjadi keputusan yang lebih hati-hati.