Perjalanan dinas merupakan aktivitas yang umum dilakukan perusahaan. Karyawan dapat ditugaskan ke berbagai lokasi untuk bertemu pelanggan, melakukan pekerjaan proyek, menghadiri kegiatan perusahaan, atau menjalankan tugas lainnya.
Masalahnya, perjalanan dinas melibatkan banyak informasi: tanggal pengajuan, tanggal keberangkatan, tanggal kembali, lokasi atau zona perjalanan, hingga uang saku.
Dengan Odoo Business Trip, proses perjalanan dinas dapat dikelola secara lebih terstruktur sebagai bagian dari HRIS.
Business Trip merupakan salah satu add-on tambahan pada HRIS Odoo 19, bersama dengan Overtime dan Medical Claim.
Apa Itu Odoo Business Trip?
Odoo Business Trip merupakan fitur untuk mengelola pengajuan dan perhitungan perjalanan dinas karyawan.
Dalam demo, data perjalanan dinas mencakup:
Tanggal pengajuan
Tanggal berangkat
Tanggal kembali
Zona perjalanan
Hari kerja atau hari libur
Uang saku
Dengan data tersebut, perusahaan dapat memiliki catatan perjalanan dinas yang lebih lengkap.
Mencatat Tanggal Perjalanan Dinas
Tahap awal perjalanan dinas dimulai dari pengajuan.
Sistem mencatat tanggal pengajuan serta tanggal keberangkatan dan tanggal kepulangan. Informasi ini memberikan gambaran mengenai periode perjalanan dinas seorang karyawan.
Contohnya:
Tanggal Pengajuan → Tanggal Berangkat → Tanggal Kembali
Data tersebut menjadi dasar untuk menentukan durasi perjalanan dan komponen biaya yang terkait.
Zona Perjalanan Mempengaruhi Uang Saku
Salah satu fitur penting dalam Business Trip adalah adanya zona perjalanan.
Dalam demo, zona perjalanan dapat memengaruhi perhitungan uang saku.
Hal ini penting karena perusahaan dapat mempunyai kebijakan uang saku yang berbeda berdasarkan zona perjalanan.
Dengan demikian, sistem dapat menggunakan kebijakan perusahaan sebagai dasar perhitungan, bukan hanya menggunakan nominal yang dimasukkan secara manual.
Hari Kerja dan Hari Libur
Business Trip juga memperhatikan apakah perjalanan dinas berlangsung pada hari kerja atau hari libur.
Informasi tersebut menjadi salah satu faktor dalam perhitungan uang saku.
Misalnya perusahaan memiliki kebijakan uang saku yang berbeda untuk perjalanan pada hari kerja dan hari libur. Sistem dapat menggunakan kategori tersebut dalam proses perhitungan sesuai kebijakan perusahaan.
Perhitungan Uang Saku Berdasarkan Kebijakan Perusahaan
Tidak semua perusahaan mempunyai aturan perjalanan dinas yang sama.
Karena itu, besaran uang saku dalam Odoo Business Trip bergantung pada kebijakan perusahaan. Dalam demo, zona dan status hari kerja atau hari libur menjadi bagian dari informasi yang memengaruhi perhitungan uang saku.
Dengan pendekatan tersebut, perusahaan dapat mengimplementasikan aturan perjalanan dinas sesuai kebijakan internalnya.
Terhubung dengan Accounting
Perjalanan dinas tidak hanya berkaitan dengan HR. Ada transaksi keuangan yang harus diproses oleh accounting.
Dalam demo, Business Trip juga terhubung dengan accounting dan dapat menghasilkan vendor bill.
Alurnya dapat digambarkan sebagai:
Business Trip → Perhitungan Uang Saku → Accounting → Vendor Bill
Dengan integrasi ini, data perjalanan dinas dapat diteruskan ke proses accounting tanpa harus melakukan input ulang secara terpisah.
Business Trip dan Payroll
Business Trip juga menjadi bagian dari data HRIS yang terhubung dengan proses payroll.
Dalam demo, data perjalanan dinas, medical claim, dan overtime masuk ke bagian histori masing-masing. Data tersebut kemudian digunakan dalam proses perhitungan gaji.
Hal ini menunjukkan bahwa perjalanan dinas dapat menjadi bagian dari ekosistem data kompensasi karyawan.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem Business Trip?
Jika perjalanan dinas dikelola menggunakan spreadsheet atau dokumen terpisah, HR harus melakukan beberapa pekerjaan secara manual:
Mencatat pengajuan perjalanan
Memeriksa tanggal keberangkatan
Menghitung durasi
Menentukan zona
Memeriksa hari kerja atau hari libur
Menghitung uang saku
Meneruskan informasi ke accounting
Dengan Odoo Business Trip, informasi tersebut dikelola dalam satu sistem.
Manfaat Odoo Business Trip
1. Data perjalanan lebih terstruktur
Tanggal pengajuan, keberangkatan, dan kepulangan tercatat dalam sistem.
2. Perhitungan uang saku lebih sistematis
Zona perjalanan dan hari kerja/hari libur dapat menjadi dasar perhitungan.
3. Mengikuti kebijakan perusahaan
Besaran uang saku dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
4. Terintegrasi dengan Accounting
Data perjalanan dinas dapat terhubung dengan proses accounting dan vendor bill.
5. Menjadi bagian dari HRIS
Business Trip dapat dikelola bersama fitur HR lainnya seperti Medical Claim dan Overtime.
Kesimpulan
Perjalanan dinas merupakan proses yang melibatkan HR sekaligus accounting. Karena itu, sistem yang hanya mencatat pengajuan perjalanan belum cukup.
Odoo Business Trip menyediakan pengelolaan perjalanan dinas mulai dari tanggal pengajuan, keberangkatan, kepulangan, zona perjalanan, status hari kerja atau hari libur, hingga perhitungan uang saku berdasarkan kebijakan perusahaan. Data tersebut juga dapat terhubung dengan accounting melalui vendor bill.
Dengan integrasi tersebut, perusahaan dapat mengelola perjalanan dinas sebagai bagian dari sistem HRIS yang terhubung dengan proses keuangan dan payroll.
Odoo Business Trip merupakan fitur dari Odoo HRIS Prune.ID