Dalam pengelolaan sumber daya manusia, penilaian kinerja karyawan tidak cukup hanya berdasarkan persepsi atau penilaian subjektif. Perusahaan membutuhkan KPI (Key Performance Indicator) yang dapat mengukur pencapaian karyawan secara objektif berdasarkan target dan realisasi.

Melalui Odoo HRIS dari Prune, proses pengelolaan dan penilaian KPI dapat dilakukan secara lebih terstruktur, mulai dari menentukan area KPI, menetapkan indikator kinerja, menentukan target, hingga menghitung skor akhir karyawan secara otomatis.

Apa Itu Odoo KPI?

Odoo KPI merupakan fitur untuk membantu perusahaan mengelola indikator kinerja karyawan dalam satu sistem terintegrasi. Setiap KPI dapat dikelompokkan berdasarkan area kinerja tertentu dan diberikan bobot sesuai tingkat kepentingannya.

Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat membuat sistem penilaian yang lebih transparan karena setiap skor memiliki dasar perhitungan yang jelas.

Secara umum, struktur KPI dapat dibuat seperti berikut:

KPI Area → KPI → Target → Realisasi → Skor → Bobot → Skor Akhir

Konfigurasi KPI Area

Langkah pertama adalah menentukan KPI Area atau area utama yang menjadi dasar penilaian.

Misalnya untuk departemen HR, salah satu KPI Area yang dapat dibuat adalah:

Rekrutmen

Dari KPI Area tersebut kemudian dapat diturunkan menjadi beberapa indikator KPI yang lebih spesifik, seperti:

• Jumlah pelamar

• Waktu rata-rata proses rekrutmen

• Jumlah posisi yang berhasil dipenuhi

• Waktu pemenuhan posisi

• Tingkat keberhasilan rekrutmen

Dengan struktur tersebut, perusahaan dapat menyesuaikan KPI dengan tanggung jawab dan tujuan masing-masing departemen.

Membuat Penilaian KPI Karyawan

Setelah KPI dikonfigurasi, proses penilaian dapat dilakukan dengan memilih karyawan yang akan dinilai.

Dalam penilaian KPI, beberapa informasi yang dapat ditentukan antara lain:

• Nama karyawan

• Tanggal awal periode penilaian

• Tanggal akhir periode penilaian

• Area kinerja

• KPI yang dinilai

• Bobot KPI

• Target

• Realisasi

• Metode pengukuran

• Jenis KPI

Periode penilaian juga dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, misalnya bulanan, kuartalan, semesteran, maupun tahunan.

Contoh KPI Rekrutmen: Jumlah Pelamar

Sebagai contoh, seorang karyawan HR memiliki KPI Jumlah Pelamar.

Target yang ditetapkan adalah 20 pelamar untuk setiap posisi kosong yang diiklankan.

KPI ini memiliki bobot 40%.

Namun, pada periode penilaian tersebut, realisasi yang diperoleh adalah 15 pelamar.

Karena indikator ini menggunakan metode pengukuran angka dan menggunakan prinsip Higher is Better, semakin tinggi realisasi dibandingkan target, semakin tinggi pula skor yang diperoleh.

Perhitungannya:

Skor = Realisasi ÷ Target × 100

15 ÷ 20 × 100 = 75

Maka skor KPI tersebut adalah 75.

Selanjutnya skor dikalikan dengan bobot KPI:

75 × 40% = 30

Dengan demikian, kontribusi KPI jumlah pelamar terhadap skor total adalah 30 poin.

KPI dengan Prinsip Lower is Better

Tidak semua KPI memiliki prinsip Higher is Better.

Untuk beberapa indikator, justru semakin kecil nilainya semakin baik.

Contohnya adalah rata-rata hari yang dibutuhkan untuk melakukan proses rekrutmen.

Misalnya target perusahaan adalah proses rekrutmen selesai dalam rata-rata 10 hari.

KPI tersebut memiliki bobot 60%.

Pada periode penilaian, realisasinya ternyata 15 hari.

Karena waktu yang lebih cepat lebih baik, KPI ini menggunakan prinsip Lower is Better.

Dengan perbandingan target dan realisasi tersebut, skor KPI menjadi sekitar 66,67.

Kemudian skor dikalikan dengan bobot:

66,67 × 60% = 40

Kontribusi KPI kedua terhadap skor total adalah sekitar 40 poin.

Menghitung Skor Total Karyawan

Setelah seluruh KPI dihitung, skor dari masing-masing KPI dijumlahkan berdasarkan bobotnya.

Dalam contoh tersebut:

Dengan demikian, skor akhir karyawan adalah 70.

Perhitungan berbasis bobot seperti ini membantu perusahaan mendapatkan gambaran yang lebih proporsional mengenai performa karyawan.

Keunggulan Sistem KPI di Odoo HRIS

Menggunakan sistem KPI terintegrasi memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan.

1. Penilaian Lebih Objektif

Penilaian berdasarkan target dan realisasi membantu mengurangi subjektivitas dalam evaluasi kinerja.

2. KPI Dapat Disesuaikan dengan Departemen

Setiap departemen memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda. KPI untuk HR tentu berbeda dengan KPI untuk Sales, Finance, Marketing, Produksi, maupun operasional.

Dengan struktur KPI Area dan KPI, indikator dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing bagian.

3. Bobot KPI Lebih Fleksibel

Tidak semua indikator memiliki tingkat kepentingan yang sama. Perusahaan dapat memberikan bobot berbeda untuk setiap KPI sehingga indikator yang lebih strategis memiliki kontribusi lebih besar terhadap nilai akhir.

4. Mendukung Higher is Better dan Lower is Better

Sistem dapat membedakan KPI yang semakin tinggi semakin baik dengan KPI yang semakin rendah semakin baik.

Contohnya:

Higher is Better

• Jumlah penjualan

• Jumlah pelamar

• Jumlah pelanggan baru

• Revenue

Lower is Better

• Waktu penyelesaian pekerjaan

• Jumlah kesalahan

• Waktu proses rekrutmen

• Tingkat keterlambatan

5. Penilaian Lebih Transparan

Setiap skor dapat ditelusuri dari target, realisasi, metode pengukuran, dan bobotnya. Hal ini membuat proses evaluasi kinerja lebih mudah dipahami oleh HR maupun karyawan.

Odoo KPI untuk Pengelolaan Kinerja yang Lebih Terintegrasi

KPI hanyalah salah satu bagian dari pengelolaan sumber daya manusia. Ketika KPI terintegrasi dengan sistem HRIS, perusahaan dapat membangun proses pengelolaan karyawan yang lebih menyeluruh.

Mulai dari data karyawan, rekrutmen, kehadiran, cuti, payroll, hingga evaluasi kinerja dapat dikelola dalam satu ekosistem.

Dengan Odoo HRIS dari Prune, perusahaan dapat membangun sistem pengelolaan SDM yang disesuaikan dengan proses bisnis dan kebutuhan organisasi.

Kesimpulan

Odoo KPI membantu perusahaan mengubah proses penilaian kinerja dari sekadar evaluasi subjektif menjadi proses yang lebih terukur berdasarkan target, realisasi, bobot, dan skor.

Dengan konfigurasi KPI Area → KPI → Target → Realisasi → Skor → Bobot, perusahaan dapat membuat sistem penilaian kinerja yang lebih sistematis dan transparan.

Jika perusahaan Anda ingin membangun sistem HRIS dengan KPI yang terintegrasi, Odoo HRIS dapat menjadi salah satu solusi untuk mengelola proses tersebut secara lebih terstruktur.

Odoo KPI merupakan fitur dari Odoo HRIS Prune.ID