Banyak operator kapal mengangkut muatan dari beberapa customer dalam satu pelayaran. Setiap customer punya booking sendiri, tetapi kapal hanya berangkat sekali. Pertanyaan yang muncul selalu sama: apakah masih muat, dan apakah pelayaran ini menguntungkan? Vessel management system yang memahami voyage menjawab keduanya dari data yang sama.

Satu record untuk satu pelayaran

Menu Voyages mengelompokkan seluruh freight job (satu booking per customer) dan rotasi port call dalam satu pelayaran. Dari halaman voyage Anda langsung melihat DWT kapal, total muatan dalam ton dari berat kotor job, sisa DWT, persentase pemakaian kapasitas, jumlah customer, dan rute.

Jika muatan melebihi DWT, sistem menampilkan peringatan. Peringatan ini tidak memblokir, karena keputusan akhir tetap ada pada operator, tetapi ia tidak lagi terlewat.

Hasil voyage

Untuk officer dan auditor, voyage menampilkan hasil: pendapatan dikurangi biaya shipment (rencana atau aktual) dan PDA estimasi atau FDA aktual. Biaya disbursement yang ditagih ulang kepada customer dihitung sekali saja, pada akun disbursement, sehingga tidak ada biaya ganda. Biaya bunker belum termasuk dalam hasil ini.

Penomoran otomatis

Nomor voyage dibuat otomatis dengan format yang bisa diatur, misalnya MVN01/V.003/2026. Anda menentukan format, jumlah digit, apakah counter diulang tiap tahun, dan apakah penomoran per kapal atau per company. Nomor tidak dapat diubah setelah dibuat, dan pengambilan nomor dikunci agar tidak ada nomor kembar.

Alur status yang jelas

• Planned: muatan dan rotasi direncanakan.
• Sailing: kapal berlayar.
• Completed: hanya bisa dicapai bila job sudah delivered dan port call sudah departed.
• Cancelled: pelayaran dibatalkan.

Quotation yang dikonfirmasi membawa voyage-nya ke freight job, sehingga data tidak perlu diketik ulang. Di Control Center, kartu Open voyages dan Voyage Board memperlihatkan pelayaran aktif sekaligus yang kelebihan muatan.

Contoh perhitungan

Sebagai ilustrasi, kapal dengan DWT 12.000 ton membawa muatan 9.480 ton dari lima customer. Pemakaian kapasitasnya sekitar 79 persen dan sisa DWT 2.520 ton. Bila customer keenam ingin menambah 3.000 ton, halaman voyage langsung menampilkan peringatan over-capacity sebelum komitmen dibuat.

Dari quotation ke voyage

Voyage dapat dipilih pada quotation, freight job, dan port call. Saat quotation dikonfirmasi, voyage-nya ikut terbawa ke freight job. Pada job yang masih Draft atau Booked, voyage masih dapat diubah bila rencana berubah.

Data lama tidak hilang

Bagi yang sebelumnya mencatat voyage sebagai teks bebas pada job dan port call, sistem menyediakan migrasi. Teks lama diubah menjadi record voyage per kapal, nomor lama dipertahankan sebagai nomor voyage, dan statusnya diturunkan dari kondisi job dan port call. Teks lama tetap tersedia sebagai Voyage Reference.

Siapa boleh melakukan apa

Crew dapat membaca voyage pada kapal yang ditugaskan kepadanya. Officer dapat membuat dan mengubah, manager memegang kendali penuh, dan auditor membaca. Hasil voyage ditampilkan khusus untuk officer dan auditor. Pengaturan format penomoran hanya dapat diubah oleh Fleet Manager, lewat menu Settings atau form Company.

Voyage selesai bila datanya lengkap

Voyage tidak bisa ditandai Completed begitu saja. Sistem memeriksa bahwa freight job sudah delivered dan port call sudah departed. Aturan ini mencegah pelayaran yang tampak selesai di laporan padahal dokumen dan catatan lapangannya belum lengkap.

Vessel Management System di Odoo

Fitur Voyage tersedia di menu Cargo & Freight pada Odoo Vessel Management System. Karena terhubung langsung ke quotation, freight job, dan port call, Anda tidak perlu menyalin data muatan ke spreadsheet terpisah hanya untuk menghitung sisa kapasitas atau hasil pelayaran. Hasil voyage rencana dan aktual pun selalu mengikuti data job dan port call terbaru.

Kesimpulan

Satu pelayaran dengan banyak customer tidak harus berarti banyak file. Lihat vessel management system dengan fitur Voyage.